KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI POLİTİKASI
1 Giriş
Vivense Teknoloji Hizmetleri ve Ticaret Anonim Şirketi (“Vivense”) olarak kişisel verilerin güvenliği hususuna hassasiyet göstermekte olup Şirketimiz ile ilişkili tüm şahıslara ait her türlü kişisel verinin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na (“KVKK” ve “Kanun”) uygun olarak işlenmesi,saklanmasıve korunması önceliklerimizdendir.
İşbu “Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası” (“Politika”) ile Vivense tarafından kişisel verilerin korunması ve işlenmesi sırasında benimsenen temel ilke ve prensipler düzenlenmekte ve Şirket politikası olarak uygulamaya alınarak sürdürülebilir hale getirilmektedir
1.2 Amaç
İşbu Politika’nın amacı, Vivense tarafından işbu Politika’nın dayanağı olan yasal mevzuata uygun bir biçimde yürütülen kişisel verilerin işlenmesi, korunması, saklanmasına ilişkin usul ve esasları belirlemek ve verileri Vivense tarafından işlenen gerçek kişileri bu hususta bilgilendirmektir.
1.3 Kapsam
İşbu Politika; müşterilerimizin, çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, stajyerlerimizin, tedarikçi çalışanlarımızın, şirket yetkililerimizin, ziyaretçilerimizin, iş bağlantılarımızın (tedarikçi, tasarımcı, üretici ve benzeri iş ilişkisinde bulunduğumuz kurumların yetkili, hissedar ve çalışanlarının), ve üçüncü kişilerin otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verilerine ilişkindir.
Bu kapsamda yukarda belirtilen ilgili kişi gruplarına, işbu Politika’nın tamamı uygulanabileceği gibi, sadece birtakım hükümleri de uygulanabilecektir.
1.4 Tanımlar
Bu Politika’nın uygulanmasında kullanılan tanımlar aşağıda yer almaktadır:
Açık Rıza Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza
Anonim Hale Getirme Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi
Çalışan (lar) Vivense ile İş Kanunu uyarınca iş ilişkisinde bulunan işçiler ile staj (zorunlu / isteğe bağlı) eğitimi gören öğrenciler/mezunlar
Elektronik Ortam Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturabildiği, okunabildiği,değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamlar.
Elektronik Olmayan Ortam Elektronik ortamlarındışında kalan tüm yazılı,basılı, görsel vb. diğer ortamla
Hizmet Sağlayıcı Vivense ile belirli bir sözleşme çerçevesinde hizmet sağlayan gerçek veya tüzel kişi
İlgili Kişi Kişisel verisi işlenen gerçek kişi
İmha Kişisel verilerin geri getirilemeyecek bir şekilde silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi
Kanun / KVKK 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu
Kayıt Ortamı Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortamı
Kişisel Verilerin İşlenmesi Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem
Kişisel Veri Envanteri Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami süreyi, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter
Kişisel Verilerin Korunması Komitesi Vivense tarafından kişisel verilerin korunması mevzuatına uygunluğun sağlanması, muhafazası, sürdürülmesi, yönetilmesi ve geliştirilmesi amacıyla karar alma ve üst yönetime sunma yetkilerine sahip ve bu amaçla Vivense bünyesinde gerekli koordinasyonu sağlayan ve farklı birimlerinden yetkililerin katılımıyla oluşan komite
Kurul Kişisel Verileri Koruma Kurulu
Kurum Kişisel Verileri Koruma Kurumu
Özel Nitelikli Kişisel Veri Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri
Politika Vivense tarafından kişisel verilerin işlenmesi, ve korunmasında benimsenen ilkelerin düzenlendiği işbu“Kişisel Verileri Koruma ve İşlemePolitikası”
Veri İşleyen Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişi
Veri Sorumlusu Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi
Veri Kayıt Sistemi Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi
Veri Sorumluları Sicili Bilgi Sistemi Kişisel Verileri Koruma Kurumu Başkanlığı tarafından tutulan ve kamuya açık olan veri sorumluları sicili
VERBIS Veri Sorumluları Sicili Bilgi Sistemi
İşbu Politika’da yer almayan tanımlar için Kanun’da yer alan tanımlar geçerlidir.
2 KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN GENEL HUSUSLAR
Vivense, kişisel veri işleme faaliyetlerini yürütürken
  • Genel ilkelere
  • Kişisel veri işleme şartlarına
  • Özel nitelikli kişisel veri işleme şartlarına uygun hareket etmektedir.
2.1 Kişisel Verilerin Genel İlkelere Uygun Olarak İşlenmesi
2.1.1 Hukuka ve Dürüstlük Kuralına Uygun İşleme
Vivense; kişisel verilerin işlenmesinde yasal düzenlemelerle getirilen ilkeler ile genel güven ve dürüstlük kuralına uygun hareket etmektedir. Bu kapsamda Şirketimiz, kişisel verileri işleme faaliyetlerini hukuka, dürüstlük kurallarına uygun ve şeffaf olarak yürütmektedir
2.1.2 Kişisel Verilerin Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olmasını Sağlama
Vivense; kişisel veri sahiplerinin temel haklarını ve kendi meşru menfaatlerini dikkate alarak işlediği kişisel verilerin doğru ve güncel tutulmasını sağlamak için gerekli azami çabayı göstermektedir. Bu doğrultuda gerekli idari ve teknik tedbirleri almakta ve kişisel veri sahiplerinin kişisel verilerini düzeltme ve doğruluğunu teyit etmelerine yönelik imkanlar sağlamaktadır
2.1.3 Kişisel Verileri Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşleme
Vivense, kişisel veri işleme amacını açık ve kesin olarak belirlemekte ve veri işleme faaliyetlerini açık, meşru ve hukuka uygun amaçlar dâhilinde yürütmektedir.
2.1.4 Kişisel Verilerin İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olması
Vivense, kişisel verileri veri işleme amaçları ile bağlantılı ve bu amaçların gerektirdiği ölçüde işlemektedir. Veri işleme amacı ile ilgili olmayan veya ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin işlenmesinden kaçınmaktadır.
2.1.5 İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç için Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Etme
Vivense, kişisel verileri ancak ilgili mevzuatta belirtildiği veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etmektedir. Bu kapsamda, öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediğini tespit etmekte, bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranmakta, bir süre belirlenmemişse kişisel verileri işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklamaktadır. Sürenin bitimi veya işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel veriler tarafımızdan silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir. Bu konu ile ilgili ayrıntılı bilgiye, Vivense Teknoloji Hizmetleri ve Ticaret Anonim Şirketi Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası kapsamında yer verilmiştir.
2.2 Kişisel Verilerin İşlenme Şartlarına Uygun Olarak İşlenmesi
Vivense, kişisel veri işleme faaliyetlerini kişisel verileri koruma mevzuatında ortaya konulan veri işleme şartlarına uygun olarak yürütmektedir. Bu bağlamda; kişisel veri işleme faaliyetleri ancak aşağıda yer alan veri işleme şartlarının varlığı halinde gerçekleşmektedir:
2.2.1 Açık Rızanın Alınması
Kanun gereği kişisel veriler ilgili kişinin açık rızası olmaksızın işlenemez. Vivense tarafından kişisel veri işleme faaliyetinin yürütülmesi için ilgili kişinin kendisiyle ilgili veri işlenmesine “özgürce, konuyla ilgili yeterli bilgi sahibi olarak, tereddüde yer vermeyecek açıklıkta ve veri işleme amacı ile sınırlı olarak” açık rıza vermesi şartı aranmaktadır.
2.2.2 Kişisel Verilerin İşlenmesinde Açık Rızanın Aranmadığı İstisnai Haller
Vivense, Kanun’da yer alan aşağıdaki şartlardan birinin varlığı halinde kişisel verileri açık rıza olmaksızın işleyebilmektedir:
  • i.Kanunlarda Açıkça Öngörülmesi
    İlgili kişinin kişisel verileri, kanunlarda açıkça öngörülmesi halinde, ilgili kanuni düzenleme ile sınırlı olarak hukuka uygun olarak işlenebilecektir.
  • ii.Fiilî İmkânsızlık Sebebiyle İlgili Kişinin Açık Rızasının Alınamaması ve Kişisel Veri İşlemenin Zorunlu Olması
    Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması durumunda kişisel veriler, açık rıza olmaksızın işlenebilecektir. Örneğin kişinin şuurunun yerinde olmaması sebebiyle açık rızasının alınamadığı durumda, hayat veya beden bütünlüğünün korunması amacıyla, tıbbi müdahale yapılması sırasında, ilgili kişinin kişisel verileri işlenebilecektir
  • iii.Kişisel Veri İşleme Faaliyetinin Sözleşmenin Kurulması veya İfasıyla Doğrudan Doğruya İlgili Olması
    Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması halinde kişisel verilerin işlenebilecektir
  • iv.Vivense’nin Hukuki Yükümlülüğünü Yerine Getirebilmesi İçin Kişisel Veri İşleme Faaliyetinin Zorunlu Olması
    Vivense, hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmek için zorunlu olması halinde, ilgili kişinin kişisel verilerini işleyebilecektir.
  • v. Kişisel Verilerin İlgili Kişi Tarafından Alenileştirmesi
    İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilen, bir başka ifadeyle herhangi bir şekilde kamuoyuna açıklanmış olan kişisel veriler açık rıza olmaksızın işlenebilecektir.
  • vi.Bir Hakkın Tesisi, Kullanılması veya Korunması İçin Veri İşlemenin Zorunlu Olması
    Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması durumunda kişisel veriler açık rıza aranmaksızın işlenebilecektir.
  • vii.Vivense’nin Meşru Menfaatleri İçin Kişisel Veri İşlemenin Zorunlu Olması
    İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Vivense’nin meşru menfaatleri için veri işlemesinin zorunlu olması durumunda, açık rıza şartı aranmaksızın kişisel veriler işlenebilecektir.
2.3 Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenme Şartlarına Uygun Olarak İşlenmesi
Özel nitelikli kişisel veriler, yalnızca ilgili kişinin açık rızasının bulunması şartıyla işlenebilmektedir. Ancak cinsel hayat ve kişisel sağlık verileri dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda öngörülen hallerde ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın işlenebilecektir. Sağlık ve cinsel hayata ilişkin kişisel veriler ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla açık rıza almaksızın işlenebilir. Dolayısıyla Kanun uyarınca aksi öngörülene dek kişisel sağlık verileri yalnızca açık rıza kapsamında veya sır saklama yükümlülüğü altında olan Şirket hekimi tarafından işlenebilmektedir. Vivense, özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi ve korunmasına ilişkin olarak Kurul tarafından belirlenen önlemleri almaktadır. Vivense, özel nitelikli kişisel verilerin korunması ve güvenliği hususuna azami hassasiyet göstermekte olup özel nitelikli kişisel verilerin korunmasına ilişkin alınan teknik ve idari önlemleri özenle uygulanmakta ve Vivense bünyesinde gerekli denetimler yapılmaktadır.
2.4 Kişisel Verilerin Aktarım Şartlarına Uygun Olarak İşlenmesi
Vivense, kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda ve varsa açık rıza, yoksa hukuki sebeplerle sınırlı olarak gerekli güvenlik önlemlerini almak suretiyle ilgili kişinin kişisel ve özel nitelikli kişisel verilerini üçüncü kişilere aktarabilmektedir. Vivense bu kapsamda Kanun’un 8. ve 9. maddelerinde öngörülen kişisel veri aktarım şartlarına uygun hareket etmektedir.
2.4.1 Kişisel Verilerin Yurtiçinde Aktarılması
Vivense, Kanun’un 8.maddesi gereğince yurtiçinde veri aktarımı faaliyetlerini veri işleme şartlarına uygun olarak yürütmektedir.
2.4.2 Kişisel Verilerin Yurtdışına Aktarılması
Vivense, Kanun’un 9.maddesi gereğince yurtdışına veri aktarımı faaliyetlerini veri işleme şartlarına uygun olarak (Bkz. Vivense Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası - İkinci Bölüm, madde 2.1, 2.2 ve 2.3) yürütmektedir. Kişisel verilerin Kanun uyarınca açık rıza alınmaksızın aktarıldığı durumlarda, ayrıca aktarılacağı yabancı ülke bakımından aşağıdaki koşullardan birinin varlığı gerekmektedir:
  • Kişisel verilerin aktarıldığı yabancı ülkenin Kurul tarafından yeterli korumanın bulunduğu ülkeler statüsünde olması,
  • Yeterli korumanın bulunmaması durumunda Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt etmesi ve Kurul’dan izin alınması
2.4.3 Kişisel Verilerin Aktarıldığı Alıcı Grupları
Vivense, Kanun’un 8. ve 9.maddelerine uygun olarak veri sahiplerinin kişisel verilerini, Vivense’ye hizmet sunan iş ortaklarına, tedarikçilerine, banka ve finans kuruluşlarına, hukuk, vergi vb. benzeri alanlarda destek aldığı danışmanlık ve denetim firmalarına, Şirket yetkililerine, hissedarlarına, kanunen yetkili kamu kurumlarına ve özel kişilere, Şirket adına kişisel veri işleyen yurt içi ve/veya yurt dışında depolama, arşivleme, bilişim teknolojileri desteği (sunucu, hosting, yazılım, bulut bilişim vb.) alanlarında destek alınan hizmet sağlayıcılarına, ticari faaliyetlerini ve iş süreçlerini devam ettirmek amacıyla aktarabilmektedir. Kişisel verilerin aktarıldığı alıcı gruplarının sınıflandırmasına bu Politika’nın 3. Bölümünde yer verilmiştir. Kişisel veri aktarımı halinde Vivense, kişisel veri aktardığı üçüncü kişilerin de işbu Politika’ya uymasını sağlamaktadır. Bu kapsamda üçüncü kişi ile akdedilen sözleşmelere gerekli koruyucu düzenlemeler eklenmekte ve teknik tedbirler alınmaktadır.
3 VİVENSE TARAFINDAN İŞLENEN KİŞİSEL VERİ KATEGORİLERİ, İŞLENME VE AKTARIM AMAÇLARI, AKTARIM YAPILAN ALICI GRUPLARI
3.1 Kişisel Veri Kategorileri
Vivense tarafından yürütülen kişisel veri işleme faaliyetleri kapsamında işlenen kişisel veri kategorileri ve açıklamaları aşağıda düzenlenmiştir:
Kişisel Veri Kategorileri Açıklama
Kimlik Verileri Kişinin kimliğine dair bilgilerin bulunduğu verilerdir: adı-soyadı, T.C. kimlik numarası, medeni durumu, cinsiyet, uyruğu, anne-baba adı-soyadı, doğum yeri-tarihi ve sair kimlik bilgileri ve bu bilgileri içeren ehliyet, nüfus cüzdanı, pasaport, doğum sertifikası gibi belgeler ile vergi numarası, SGK numarası ve sair bilgilerdir.
İletişim Verileri Telefon numarası, adres, e-posta adresi, gibi iletişim amaçlı kullanılan bilgiler ve bu bilgileri içeren ikamet belgesi gibi belgelerdir.
Özlük Verileri Şirketimiz ile çalışma ilişkisi içerisinde olma kapsamında, gerçek kişilerin özlük haklarının oluşmasına temel olan bilgilerin elde edilmesine yönelik işlenen kişisel verilerdir.
Hukuki İşlem Verileri Adli makamlarla yazışmalardaki bilgiler, dava dosyasındaki bilgiler gibi veriler olmak üzere Şirketimiz ile hukuki ilişki içerisinde olunması sebebiyle işlenen kişisel verilerdir.
Müşteri İşlem Bilgileri Müşterilerimize ilişkin her türlü çağrı merkezi kaydı, işlem geçmişi, sipariş bilgisi ve her türlü talep veya şikâyetin alınması ve değerlendirilmesi süreçlerinde elde edilen kişisel verilerdir.
Fiziksel Mekan Güvenliği Verileri İşyeri ve showroomlara yapılan ziyaretlere ilişkin giriş çıkış kayıt bilgisi, kamera kayıtlarının alınması süreçlerinde elde edilen kişisel verilerdir.
Mesleki Deneyim Verileri Çalışanlarımız ve tedarikçi çalışanlarımızın diploma bilgileri, gidilen kurslar, meslek içi eğitim bilgileri, sertifikaları gibi bilgilerine ilişkin kişisel verilerdir.
Pazarlama Verileri Şirketimizin sunmuş olduğu faaliyetlerin iyileştirilmesi için alışveriş geçmişi bilgileri, anket, çerez kayıtları gibi işlenen kişisel verilerdir.
Görsel ve İşitsel Kayıtlar Müşterilerimiz, tedarikçi yetkilileri ve diğer üçüncü kişiler ile yapılan telefon görüşmelerinin kayıt edilmesi, Şirketimiz içerisindeki çalışanların katılım gösterdiği faaliyetler sırasında görsel kayıtlarının alınması gibi işlenen kişisel verilerdir.
Finansal Veriler Şirketimizin veri sahibi ilgili kişi ile kurmuş̧ olduğu hukuki ilişkiye göre ortaya çıkan her türlü̈ finansal sonucu gösteren bilgi, belge ve kayıtlara ilişkin kişisel verilerdir. Örnek: Kredi kartı bilgisi, gelir bilgisi, IBAN numarası, vb.
Özel Nitelikli Kişisel Veriler Kanunda sınırlı sayma yoluyla belirlenmiş, işlenmesi halinde veri sahipleri hakkında ayrımcılık yapılma riski taşıyan kişisel verilerdir. Örnek: Kan grubu da dahil olmak üzere sağlık verileri, biyometrik veriler, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleri vb.
İşlem Güvenliği Verileri Gerek veri sahibinin gerekse Şirketimizin teknik, idari, hukuki ve ticari güvenliğinin sağlanması için işlenen kişisel verilerdir.
3.2 İlgili Kişi Kategorileri
Aşağıda, işbu Politika kapsamında yer alan çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, müşterilerimizin, iş bağlantılarımızın (tedarikçi ve benzeri iş ilişkisinde bulunduğumuz kurumların yetkili, hissedar ve çalışanlarının) ve üçüncü kişilerin tanımlama ve açıklamalarına yer verilmektedir.
İlgili Kişi Kategorileri Açıklama Çalışanlar Şirketimiz ile çalışma ilişkisinde olan gerçek kişilerdir. Çalışan Adayları Şirketimize herhangi bir yolla işbaşvurusunda bulunup özgeçmiş̧ ve/veya işbaşvuru formu ile ilgili bilgilerini şirketimizin incelemesine sunmuş olan gerçek kişilerdir Stajyer Şirketimiz bünyesinde gönüllü veya zorunlu stajını yapan gerçek kişilerdir. Müşteriler Şirketimizin sunmuş olduğu ürün ve hizmetleri kullanan veya kullanmış̧ olan gerçek kişilerdir. Şirket Yetkilileri Vivense’nin üst düzey yönetiminde yer alan ve/veya Vivense’yi temsile yetkili gerçek kişiler ile tüzel kişilerin gerçek kişi temsilcileridir. Yönetim kurulu üyeleri ile hissedarlar bu kapsamda değerlendirilir. Tedarikçi Yetkilisi ve Çalışanları Şirketimizin faaliyetlerini yürütürken hizmet ilişkisi içerisinde bulunduğu gerçek kişiler ile tüzel kişi tedarikçilerin gerçek kişi temsilcileri ve işbu tedarikçi bünyesinde çalışan tüm gerçek kişilerdir. Diğer üçüncü Kişiler Herhangi bir ilgili kişi kategorisine girmeyen diğer gerçek kişilerdir.
3.3 Vivense Tarafından İşlenen Kişisel Verilerin İlgili Kişilere Göre Sınıflandırılması
Aşağıdaki tabloda yukarıda belirtilen kişisel veri sahibi kategorileri ve işleme faaliyeti kapsamındaki kişisel veri kategorileri eşleştirilerek detaylandırılmaktadır:
Kişisel Veri Kategorileri Açıklama
Kimlik Verileri Çalışan, Çalışan Adayları, Potansiyel Ürün veya Hizmet Alıcısı, Stajyer, Tedarikçi Çalışanı, Tedarikçi Yetkilisi, Müşterilerimiz
İletişim Verileri Çalışan, Çalışan Adayları, Potansiyel Ürün veya Hizmet Alıcısı, Stajyer, Tedarikçi Çalışanı, Tedarikçi Yetkilisi, Müşterilerimiz
Özlük Verileri Çalışanlar, Çalışan Adayları, Stajyer, Tedarikçi Çalışanı
Hukuki İşlem Verileri Çalışanlar, Müşteriler
Müşteri İşlem Bilgileri Müşteriler, Potansiyel Müşteriler
Fiziksel Mekan Güvenliği Verileri Çalışanlar, Müşteriler, Potansiyel Müşteriler, Ziyaretçiler
Mesleki Deneyim Verileri Çalışanlar, Stajyerler, Tedarikçi Çalışanları, Tedarikçi Yetkilisi
Pazarlama Verileri Müşteriler, Potansiyel Müşteriler
Finansal Veriler Çalışanlar, Stajyerler, Tedarikçi Yetkililer
Görsel ve İşitsel Kayıtlar Çalışan, Potansiyel Ürün veya Hizmet Alıcısı, Tedarikçi Çalışanı, Müşteriler
Özel Nitelikli Kişisel Veriler / Sağlık Bilgisi Çalışan, Stajyer, Tedarikçi Çalışanı
Özel Nitelikli Kişisel Veriler / Ceza Mahkumiyeti ve Güvenlik Tedbirleri Çalışan, Tedarikçi Çalışanı
Biyometrik Veri Çalışanlar
İşlem Güvenliği Verileri Müşteriler, Çalışanlar, Tedarikçi Çalışanları
3.4 Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları
Vivense, kişisel veri işleme faaliyetini aşağıda yer alan amaçlar doğrultusunda yürütmektedir. Kişisel veri işleme amaçları, iş süreçleri ve kişisel veri kategorilerinin ilişkilendirilmesiyle her iş birimi ve süreci bazında açık ve detaylı olarak belirlenmiş ve Vivense Kişisel Veri Envanterine işlenmiştir.
  • Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Çalışan Adayı / Stajyer / Öğrenci Seçme ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Çalışan Memnuniyeti ve Bağlılığı Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Çalışanlar İçin İş Akdi ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi
  • Çalışanlar İçin Yan Haklar ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi
  • Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
  • Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi
  • Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi
  • Finans ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi
  • Firma / Ürün / Hizmetlere Bağlılık Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Fiziksel Mekân Güvenliğinin Temini
  • Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Hukuk İşlerinin Takibi ve Yürütülmesi
  • İç Denetim/ Soruşturma / İstihbarat Faaliyetlerinin Yürütülmesi
  • İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
  • İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması
  • İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi
  • İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi
  • İş Süreçlerinin İyileştirilmesine Yönelik Önerilerin Alınması ve Değerlendirilmesi
  • İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi
  • Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Mal / Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi
  • Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Mal / Hizmet Üretim ve Operasyon Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Müşteri Memnuniyetine Yönelik Aktivitelerin Yürütülmesi
  • Organizasyon ve Etkinlik Yönetimi
  • Pazarlama Analiz Çalışmalarının Yürütülmesi
  • Performans Değerlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Reklam / Kampanya / Promosyon Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Saklama ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi
  • Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Stratejik Planlama Faaliyetlerinin Yürütülmesi
  • Talep / Şikayetlerin Takibi
  • Taşınır Mal ve Kaynakların Güvenliğinin Temini
  • Tedarik Zinciri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Ücret Politikasının Yürütülmesi
  • Ürün / Hizmetlerin Pazarlama Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini
  • Yatırım Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi
3.5 Kişisel Verilerin Toplanma Yöntem ve Sebepleri
Vivense ilgili kişilere ait kişisel verileri,
  • Vivense’ye ait internet site ve platformlarımız, çeşitli sosyal medya mecralarında, Vivense satış ve pazarlama faaliyetleri kapsamında kullanılan e-posta, kısa mesajlar (“SMS”) veya multimedya mesajları (“MMS”),
  • Basılı ve elektronik formlar dahil sair iletişim yöntemleri kanalıyla,
  • Vivense iş faaliyetleri kapsamında imzalanan sözleşmeler, poliçeler, sunulan ticari teklifler, basılı ve elektronik formlar, belgeler, yazışmalar aracılığıyla,
  • Yapılan iş görüşmeleri kapsamında elde edilen kartvizit ve sair belgeler aracılığıyla,
  • Vivense’nin, iş bağlantıları veya hizmet/ürün tedarik ettiği firmalar gibi üçüncü kişiler kanalıyla; sözlü, yazılı veya elektronik ortamda olmak kaydıyla, tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olarak otomatik olmayan çeşitli yöntemler ile toplamaktadır.
Bu yöntemler doğrultusunda toplanan kişisel veriler, işbu Politika’nın 2. Bölümünde yer alan veri işleme şartlarına uygun olarak ve yukarıda listelenen kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda, KVKK ve diğer mevzuatta zorunlu kılınan sürelere uygun kalmak ve gerekli tüm idari ve teknik tedbirleri almak suretiyle muhafaza edilmektedir.
4 KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA DAİR HUSUSLAR
Vivense, Kanun’un 12. maddesine uygun olarak, işlemekte olduğu kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve verilerin muhafazasını sağlamak için imkânlar dâhilinde ve korunacak verinin niteliğine göre uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik gerekli teknik ve idari tedbirleri almakta, bu kapsamda gerekli denetimleri yapmak veya yaptırmaktadır.
4.1 Kişisel Verilerin Güvenliğinin Sağlanması
4.1.1 Teknik Tedbirler
Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve verilerin muhafazasını sağlamak için alınan başlıca teknik tedbirler aşağıda listelenmiştir:
  • Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır.
  • Ağ yoluyla kişisel veri aktarımlarında kapalı sistem ağ kullanılmaktadır.
  • Bilgi teknolojileri sistemleri tedarik, geliştirme ve bakımı kapsamındaki güvenlik önlemleri alınmaktadır.
  • Erişim logları düzenli olarak tutulmaktadır.
  • Gerektiğinde veri maskeleme önlemi uygulanmaktadır.
  • Güncel anti-virüs sistemleri kullanılmaktadır.
  • Güvenlik duvarları kullanılmaktadır.
  • İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir.
  • Kâğıt yoluyla aktarılan kişisel veriler için ekstra güvenlik tedbirleri alınmakta ve ilgili evrak gizlilik dereceli belge formatında gönderilmektedir.
  • Kişisel veri güvenliği sorunları hızlı bir şekilde raporlanmaktadır
  • Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır.
  • Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır.
  • Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır.
  • Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır.
  • Kişisel veriler yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin güvenliği de sağlanmaktadır.
  • Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemi uygulanmakta olup bunların takibi de yapılmaktadır.
  • Log kayıtları kullanıcı müdahalesi olmayacak şekilde tutulmaktadır.
  • Mevcut risk ve tehditler belirlenmiştir.
  • Özel nitelikli kişisel veriler elektronik posta yoluyla gönderilecekse mutlaka şifreli olarak ve KEP veya kurumsal posta hesabı kullanılarak gönderilmektedir.
  • Özel nitelikli kişisel veriler için güvenli şifreleme / kriptografik anahtarlar kullanılmakta ve farklı birimlerce yönetilmektedir.
  • Saldırı tespit ve önleme sistemleri kullanılmaktadır.
  • Sızma testi uygulanmaktadır.
  • Siber güvenlik önlemleri alınmış olup uygulanması sürekli takip edilmektedir.
  • Şifreleme yapılmaktadır.
  • Taşınabilir bellek, CD, DVD ortamında aktarılan özel nitelikli kişiler veriler şifrelenerek aktarılmaktadır.
  • Veri kaybı önleme yazılımları kullanılmaktadır.
4.1.2 İdari Tedbirler
Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve verilerin muhafazasını sağlamak için alınan başlıca idari tedbirler aşağıda listelenmiştir:
  • Çalışanların niteliğinin geliştirilmesine yönelik, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmenin önlenmesi, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi, kişisel verilerin muhafazasının sağlanması, iletişim teknikleri, teknik bilgi beceri, ilgili mevzuat hakkında farkındalık eğitimleri verilmektedir.
  • Vivense tarafından yürütülen faaliyetlere ilişkin veri aktarım gereken haller için ek protokoller hazırlanmış ve uygulamaya alınmıştır.
  • Kişisel veri işlemeye başlamadan önce Vivense tarafından, ilgili kişileri aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilmektedir.
  • Kişisel veri işlemeye başlamadan önce Vivense tarafından, ilgili kişileri aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilmektedir.
  • Kişisel veri işleme envanteri hazırlanmıştır.
  • KVKK Uyum sürecinde veri minimizasyonu ilkesine uyumluluk çalışmaları yapılmıştır.
  • Kanun’a uyum sürecini gerçekleştirmek ve sürekliliğin sağlanması amacı ile Kişisel Verileri Koruma Komitesi oluşturulmuş, bu grubun eğitilmesi sağlanmıştır.
  • Kişisel Verilerin Saklanması ve İmhasına ilişkin, Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunmasına ilişkin şirket içi politika ve prosedürler hazırlanmış ve uygulamaya alınmıştır.
  • Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının, veri güvenliği konusunda farkındalığı sağlanmaktadır.
  • Gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır.
  • Çalışanlar için yetki matrisi oluşturulmuştur. Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.
4.1.3 Kişisel Verilerin Korunması Konusunda Alınan Tedbirlerin Denetimi
Vivense, Kanun uyarınca, kendi bünyesinde gerekli denetimleri yapmakta veya yaptırmaktadır. Bu denetim sonuçları, Şirketin iç işleyişi kapsamında Kişisel Verileri Koruma Komitesine, üst yönetime ve konu ile ilgili bölüme raporlanmakta, aksiyonlar planlanmakta ve alınan tedbirlerin iyileştirilmesi için planlanan aksiyonların takibi, ilgili süreç sahipleri ve Kişisel Verileri Koruma Komitesi tarafından takip edilerek yürütülmektedir.
4.1.4 Kişisel Verilerin Kanuni Olmayan Yollar ile İfşası Durumunda Alınacak Tedbirler
Kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi veya ifşa edilmesi halinde Vivense, bu durumu en kısa sürede ilgili kişisel veri sahibine ve tespit tarihinden itibaren 72 saat içerisinde Kurul’a bildirecektir.
4.2 Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması
Kanun birtakım kişisel verilere, hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine ve/veya ayrımcılığa sebep olma riski nedeniyle özel önem atfetmiştir. Bu veriler; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir. Kanun ile “özel nitelikli” olarak belirlenen ve hukuka uygun olarak işlenen özel nitelikli kişisel verilerin korunmasına Vivense tarafından azami hassasiyet gösterilmektedir. Vivense, özel nitelikli kişisel verilerin güvenliği hususuna azami özenle yaklaşmakta ve bu konuda ayrı bir Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası hazırlamış olup, Şirket bünyesinde gerekli denetimleri sağlamaktadır.
4.3 İlgili Kişilerin Haklarının Korunması
Vivense, kişisel veri sahiplerinin Politika ve Kanun’un uygulanması ile tüm yasal haklarını gözetir ve bu haklarının korunması için gerekli tüm önlemleri alır. Kişisel veri sahiplerinin hakları ile ilgili ayrıntılı bilgiye işbu Politika’nın 5. bölümünde yer verilmiştir.
5 İLGİLİ KİŞİLERİN HAKLARI, BU HAKLARIN KULLANILMASINA DAİR HUSUSLAR
5.1İlgili Kişinin Hakları
İlgili Kişi, Kanun’un 11. maddesi uyarınca Vivense’ye başvurarak kendisiyle ilgili;
  • Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
  • Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
  • Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
  • Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
  • Kişisel verilerin eksik veya yanlış̧ işlenmiş̧ olması hâlinde bunların düzeltilmesini ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
  • Kanun ve ilgili diğer mevzuat hükümlerine uygun olarak işlenmiş̧ olmasına rağmen işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
  • İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
  • Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.
5.2 İlgili Kişinin Haklarını Kullanamayacağı Haller
İlgili Kişiler, Kanun’un 28. maddesi gereğince aşağıdaki haller Kanun kapsamı dışında tutulduğundan, bu konularda 5.1.’de sayılan haklarını ileri süremezler:
  • Kişisel verilerin, üçüncü kişilere verilmemek ve veri güvenliğine ilişkin yükümlülüklere uyulmak kaydıyla gerçek kişiler tarafından tamamen kendisiyle veya aynı konutta yaşayan aile fertleriyle ilgili faaliyetler kapsamında işlenmesi,
  • Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi,
  • Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi,
  • Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş̧ kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbarı faaliyetler kapsamında işlenmesi,
  • Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.
Kanun’un 28. maddesinin ikinci fıkrası uyarınca ise, aşağıdaki hallerde veri sahibi zararın giderilmesini talep etme hakkı hariç bu Politika’nın 5.1 maddesinde belirtilen haklarını kullanamaz:
  • Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması.
  • İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş̧ kişisel verilerin işlenmesi.
  • Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması.
  • Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması.
5.3 İlgili Kişinin Haklarını Kullanması
İlgili kişi, işbu Politika’nın 5.1 maddesinde belirtilen haklarını, https://www.vivense.com adresinde yer alan başvuru formunu doldurup ıslak imzalı olarak veya kayıtlı elektronik posta adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza veya Vivense’ye daha önce bildirilen ve sistemlerde kayıtlı olan elektronik posta adresi vasıtasıyla iletmek suretiyle kullanabilmektedir. Yukarıda adresi sağlanan “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamında Başvuru Formu”nda yapılacak başvurunun yöntemi ayrıntılı bir şekilde açıklanmaktadır.
İlgili Kişinin bu hakkını vekili aracılığıyla kullanmak istemesi durumunda, yetkili makamlar tarafından düzenlenmiş veya onaylanmış kimliğini tevsik edici belgelerin, varsa talebi destekleyici belgelerin, başvuru formunun ekinde Vivense’ye iletilmesi gerekmektedir.
5.4 Vivense’nin Başvurulara Cevap Vermesi
Vivense, kendisine yöneltilen talepleri, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içerisinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Taleplerin yerine getirilmesi sebebiyle bir maliyet doğması hâlinde Kurulca belirlenen tarifedeki ücretleri talep edilebilecektir.
Vivense, talebi kabul edebileceği gibi gerekçesini açıklamak suretiyle reddedebilir; cevabını kişisel veri sahibine yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirir. Başvuruda yer alan talebin kabul edilmesi hâlinde Vivense, talebin gereğini yerine getirir.
6 POLİTİKA’NIN YAYINLANMASI VE SAKLANMASI
Politika, ıslak imzalı (basılı kâğıt) ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda yayımlanır, internet sayfasında kamuya açıklanır. Basılı kâğıt nüshası Kişisel Verileri Koruma Komitesi uhdesinde saklanır.
7 POLİTİKA’NIN GÜNCELLENME PERİYODU
Politika, ihtiyaç duyuldukça Kişisel Verileri Koruma Komitesi tarafından gözden geçirilir ve gerekli olan bölümler güncellenir.
8 POLİTİKANIN YÜRÜRLÜĞÜ, YÜRÜRLÜKTEN KALDIRILMASI ve YÜRÜTME
Politika, Vivense’nin internet sitesinde yayınlanmasının ardından yürürlüğe girmiş kabul edilir. Yürürlükten kaldırılmasına karar verilmesi halinde, Politika’nın ıslak imzalı eski nüshaları Kişisel Verileri Koruma Komitesi başkanları ve üyeleri tarafından iptal edilerek (iptal kaşesi vurularak veya iptal yazılarak) imzalanır ve en az 5 yıl süre ile Kişisel Verileri Koruma Komitesi uhdesinde saklanır.